Schlüsselkennzahl Debitorenlaufzeit
Was kann ich mit der Kennzahl Debitorenlaufzeit tatsächlich anfangen?
Nach der betriebswirtschaftlichen Definition beschreibt der Begriff Debitor die offenstehenden Rechnungen eines Kunden des Unternehmens. Die Debitorenlaufzeit gibt an, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis ein Kunde seine offene Rechnung bei einem Unternehmen begleicht.
Im Liquiditätsmanagement eines Unternehmens, spielt diese Kennzahl eine wichtige Rolle. Denn je länger die Debitorenlaufzeit ist, desto länger dauert es, bis Kunden Ihre offenen Rechnungen begleichen. Das bedeutet für ein Unternehmen, dass die Forderungen für diesen Zeitraum vorfinanziert werden müssen, weil die Einnahmen ausbleiben. Dadurch wird die Liquidität geschmälert, Unternehmen geraten dadurch vielleicht selbst in Zahlungsverzug.
Die Berechnung der Debitorenlaufzeit erfolgt durch eine einfache Formel:
Debitorenlaufzeit = Forderungen aus Lieferung und Leistung / Umsatzerlöse x 365
Die Umsatzerlöse beziehen sich in diesem Fall auf 365 Tage, wenn man die Debitorenlaufzeit auf Jahresbasis betrachtet. Es ist wäre auch eine quartalsweise oder monatliche Betrachtung möglich.
Welche Bedeutung und welchen EInfluss hat die Debitorenlaufzeit?
Die Debitorenlaufzeit hat einen erheblichen Einfluss auf die Liquiditätssteuerung im Unternehmen. Im besten Fall hat ein Unternehmen keine Debitorenlaufzeit. Dann laufen keine offenen Forderungen auf und es kommt im Regelfall nicht zu Forderungsverlusten, weil ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt. Dies ist üblicherweise in Unternehmen der Fall, die sich im Bargeschäft bewegen oder bei E-Commerce Unternehmen, die den Kauf auf Rechnung ausschließen und somit die Zahlungen bereits vorab geleistet werden. In den meisten Unternehmen ist das aber nicht der Fall, denn es ist üblich auf Rechnung zu kaufen.
Die Debitorenlaufzeit sollte dann mit dem vereinbarten Zahlungsziel übereinstimmen. Wenn ihr mit den Kunden ein Zahlungsziel von 7 Tagen mit 3% Skonto und 30 Tage netto vereinbart, sollte die Debitorenlaufzeit zwischen diesen beiden Tagen liegen. Dies gilt es aber zu überwachen, um möglichst schnell zu erkennen, dass eine Vielzahl von Rechnungen nicht pünktlich gezahlt werden.
Was heißt das genau für mein Unternehmen und wie kann ich dies steuern?
Eine möglichst kurze Laufzeit ist vorteilhaft, denn dies wirkt sich unmittelbar auf die eigene Zahlungsfähigkeit aus. Die aufmerksame Beobachtung der Debitorenlaufzeit und ein gutes, darauf abgestimmtes Forderungsmanagement führen dazu, dass Rechnungen zuverlässiger und schneller beglichen werden.
Ein gutes Forderungsmanagement fängt bereits bei der Rechnungsstellung an. Wichtig ist die direkte Rechnungsstellung nach Erbringung der Leistung bzw. nach Lieferung und das Festlegen von nicht zu langfristigen Zahlungszielen.
Nach Ablauf des Zahlungsziels setzt, am besten automatisch, ein pünktliches Mahnwesen ein. Zur Beschleunigung der Kundenzahlung wird oftmals dem Kunden die Möglichkeit geboten, durch einen Abzug von Skonto bei einem kurzfristigen Rechnungsausgleich einen Vorteil zu erlangen. Diese Kosten sollten bereits in der Kalkulation der Aufträge berücksichtigt werden. Dann haben beide Unternehmen einen Vorteil, das Unternehmen durch einen schnellen Zahlungseingang und der Kunden einen zusätzlichen Ertrag durch die Nutzung von Skontoabzügen.
Gerade bei langen Debitorenlaufzeiten kann durch die Nutzung von Factoring eine Finanzierung der Forderungen erfolgen. Auch diese zusätzlichen Kosten müssen entsprechend in der Kalkulation des Unternehmens berücksichtigt werden. Hierbei kann aber auch noch berücksichtigt werden, dass durch das Factoring in der Regel die vorhandene Kontokorrentlinie weniger genutzt wird und zusätzlich durch die schnelleren Einnahmen die eigenen Rechnungen an die Lieferanten ebenfalls mit Skonto bezahlt werden können.
Ein typisches Beispiel eines Kunden aus der Handwerksbranche zeigt auf beiden Seiten hohe Laufzeiten. Da oft die Zahlungsmoral auch von Privatkunden leider nicht so gut ist, liegt der Debitorenstand dort im Mittel bei 64 Tagen. Das bedeutet der Handwerker muss die Finanzierung seiner Kunden über zwei Monate ermöglichen. Da dies häufig nicht möglich ist, werden auch die Lieferanten langsamer bezahlt. Somit bewegt sich bei dem Betrieb auch der Wert auf der Kreditorenseite nahezu im gleichen Niveau. Berücksichtigt das Unternehmen dann noch, dass die Rechnungen häufig viel zu spät geschrieben werden, nämlich immer wenn Zeit dafür ist, verlängert sich der Finanzierungszeitraum nochmals.
Leider warten Handwerker meist zu lange, bis sie handeln, um beispielsweise die Kunden nicht zu verlieren. Dem Inhaber ist zu empfehlen, sowohl Außenstände zur Mahnung als auch das eigene Forderungsmanagement zu überprüfen und darüber hinaus auch bereits präventive Maßnahmen vor dem Ausführen der Aufträge zu treffen, wie z. B. das Abzeichnen des abgegebenen Kostenvoranschlags vom Kunden oder regelmäßige Abschlagszahlungen zu vereinbaren.
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