Betriebswirtschaftliche Beratung im Bau

          1. Baubetriebswirtschaft
            Die betriebswirtschaftliche Beratung im Bauhandwerk und der Bauindustrie ist immer noch ein schwieriges Feld.
            Ziel des Unternehmer ist ein optimierte Bauablauf zufriedene Kunden und natürlich auch zufriedene Mitarbeiter.

            Gleichzeitig sind teilweise erhebliche Vorfinanzierungen erforderlich. Vom Unternehmer werden sehr komplexe Verträge unterschrieben, wo neben den allgemeinen gesetzlichen Regelungen häufig auch noch die VOB gilt.

            Die Bewertung der Baustellen muss korrekt erfolgen, damit man bei den Banken die erforderlichen Kredite erhält. Gleichzeitig sind häufig Vertragserfüllungs- und Gewährleistungsbürgschaften zu stellen, die ebenfalls „Kreditcharakter“ haben. 

            Wichtig ist zu berücksichtigen, dass neben den genannten Krediten, auch Kreditversicherer den Lieferanten Kreditlinien zur Verfügung stellen. Sie versichern damit die Forderungen gegenüber den Kunden der Lieferanten. Dabei sind die Lieferanten und Nachunternehmer in der Regel als Gläubiger deutlich wichtiger als die Banken selber.

            Die Unternehmer müssen also die gesamte betriebswirtschaftliche “Klaviatur” spielen. Die technisch anspruchsvollen Themen des Bauablaufs sind hier noch nicht miteinbezogen. Zu diesen Themen beim Bauablauf gehört ja nicht nur eine Kalkulation, sondern nach Auftragserhalt auch noch eine erfolgreiche Umsetzung, die bei der Materialbeschaffung, dem Nachunternehmereinkauf beginnt und in der Regel auch noch Produktion für die Baustelle und Montage auf der Baustelle mit umfasst. Auf Änderungen der Leistung muss sich der Unternehmer immer einstellen, da sie eher die Regel als die Ausnahme sind. Auch die Herausforderung, dass sich die Ablaufplanung ändert oder ähnliche nicht-planbare Situationen, die entstehen können, sind hier noch nicht angesprochen worden.

            Jedes einzelne dieser Themen ist komplex. Dabei verfügt die große Mehrheit der Unternehmer über eine technische Ausbildung als Meister oder Ingenieur und tangiert hierbei häufig nur die betriebswirtschaftlichen Themen. Betriebswirtschaftliche Know-How wird sich häufig durch die Praxis und das Tagesgeschäft angeeignet.

            Gleichzeitig wird aber von den Finanzierungspartnern erwartet, dass dies in „betriebswirtschaftlich geregelten Bahnen“ abläuft. Dieser Anspruch ist auch gerechtfertigt, da häufig die Eigenkapitalquote der Unternehmen gering ist, also mit viel fremden Geld gearbeitet wird. 
            Die Unternehmensführung bewegt sich also an der Schnittstelle von komplexen technischen Problemen. Gleichzeitig gibt es dadurch umfangreiche juristische Fragestellungen und dieser Komplex soll so gesteuert werden, dass ausreichend Liquidität vorhanden ist und das Unternehmen bzw. der Unternehmer auch noch wirtschaftlich erfolgreich ist. 

            Auf den ersten Blick ist dies eine scheinbar unüberwindbare Aufgabe. Allerdings kann man sie in Teilprobleme zerlegen, die die Steuerung des Unternehmens ermöglicht. Gleichzeitig helfen die Lösungsansätze dabei, dass sich der Unternehmer auf das Wesentliche, nämlich den erfolgreichen Bau konzentrieren kann. 

            Im Folgenden sollen die Grundzüge dieser Steuerungsmechanismen beschrieben werden. Sie sorgen gleichzeitig dafür, dass das Unternehmen in keine Schieflage gerät. Es wird frühzeitig erkennbar, wenn Dinge aus dem Ruder laufen. 

          1. Liquiditätssteuerung
            In der Betriebswirtschaft gilt der alte Grundsatz, dass Liquidität vor Rentabilität geht. Dies klingt zwar banal, aber gerade in kritischen Situationen führt er praktisch und drastisch vor Augen, dass man zwar eine gewisse Zeit ohne hinreichende Rentabilität als Unternehmen überleben kann, aber nicht ohne Liquidität.

            Dies gilt in der Bauindustrie und im Bauhandwerk in besonderem Maße. Denn hier wird nicht kontinuierlich Ware abverkauft, sondern in Projekten gearbeitet. Es kommt zu großen Einzelaufträgen, bei denen man mit wenig Abschlagsrechnungen den gesamten Geldeingang eines Monats realisiert. Oder im schlimmsten Fall eben nicht!

            Durch diese besondere Position sollte dir Liquiditätssteuerung vom Unternehmen regelmäßig gepflegt werden.
            In einer Krise ist dies zwingend, aber Unternehmen sind gut beraten diese Mittel nicht erst in einer Krise einzusetzen.

          1. Vor- und Nachkalkulation – Zusammenspiel mit der technischen Kalkulation
            Die technische Kalkulation ist das Herzstück des Unternehmens. Hier werden die zukünftigen Aufträge akquiriert. Dabei ist erstaunlich, dass die Qualität vieler Kalkulationen nur als schlecht bezeichnet werden kann.

            Im Wesentlichen besteht eine Kalkulation aus den einzukaufenden Materialien, der Fremdleistung und den Stunden der eigenen Mitarbeiter zusätzlich sind noch Aufschläge zur Deckung der allgemeinen Geschäftskosten und für Wagnis und Gewinn zu kalkulieren.

            Die Herangehensweise in den Gewerken ist unterschiedlich. So nutzen einige Gewerke einfach nur die Einheitspreise, die sie als „marktüblich“ kennen. Zerlegt man diese in einer „Rückwärtsrechnung“ wieder in die Bestandteile, ist oftmals festzustellen, dass die Ansätze nicht auskömmlich waren. In Zeiten einer Hochkonjunktur mag das anders sein, Risiken werden oft aber zu spät oder nur unzureichend erkannt.

            Äußerungen von Unternehmern mit denen diese Art der „Rückwärtsrechnung“ durchgeführt wurden, waren dann z. B. „Die Rückwärtsrechnung hat mir aufgezeigt, dass meine Kalkulationen teilweise völlig unzureichend waren. Wir haben daraus das und das gelernt und können jetzt mit ganz neuen Ansätzen arbeiten.”
            Daher ist es wichtig, dass das Unternehmen seine eigenen Verrechnungssätze kennt. Ebenso wichtig ist, dass die Stundenvorgaben realistisch sind. Denn nur dann wird auch Mehraufwand sichtbar und messbar. Die muss in der Planung geleistet werden. Aus der Jahresplanung ergeben sich die Verrechnungssätze. Dabei ist es bei kleinen Unternehmen häufig ausreichend, dass es einen Verrechnungssatz auf der Baustelle gibt und man den erforderlichen Zuschlag für die eigenen Geschäftskosten kennt.
            Bei größeren Unternehmen sollte hier etwas stärker differenziert werden.
            In der Nachkalkulation werden dann die Istkosten mit den Sollkosten abgeglichen. Dies ermöglicht eine Analyse der Baustelle. Die Gründe für Abweichungen können vielfältig sein. Arbeiten konnten schneller als geplant durchgeführt werden oder man konnte nicht durchgehend, wie ursprünglich geplant, arbeiten. Dies kann am Auftraggeber, aber auch an einer unzureichenden eigenen Planung liegen.

            Wichtig ist es, dass daraus gelernt wird, damit sich die Fehler, wenn möglich, nicht wiederholen.
            Durch die Verwendung gleicher Ansätze greifen die technische Kalkulation, die betriebswirtschaftliche Planung und die Nachkalkulation ineinander und stellen so häufig das wichtigste Element der Steuerung des Unternehmens dar. 

          1. Bewertung der halbfertigen Arbeiten
            Viele Unternehmen beim Bau haben keine betriebswirtschaftliche Monatsauswertung. Es wird zwar regelmäßig gebucht, aber nicht alle Unternehmen bewerten die halbfertigen Arbeiten.
            Oftmals wird dies vom Steuerberater übernommen. Hier wird von manchen als Wertansatz der Wert der gestellten Abschlagsrechnungen gewählt. Andere buchen den Wert der gezahlten Abschläge. Wieder andere nehmen hier einen zusätzlichen Abschlag vor.
            Alle diese Verfahren haben eines gemeinsam: Sie sind falsch!
            Aber: Es ist immer noch besser mit diesen geschätzten Werten zu arbeiten, als sie gar nicht zu berücksichtigen.
            Richtig ist alleine die Bewertung zu Herstellkosten. Hier dürfen Zuschläge für die allgemeine Verwaltung mit hinzugezogen werden. Nicht hinzugezogen werden dürfen lediglich die Vertriebskosten, die allerdings bei den meisten Bauunternehmen niedrig sind.
            Allerdings muss hier auch „verlustfrei“ bewertet werden:
            Ist absehbar, dass sich ein Baustellenergebnis weiter verschlechtert, so muss der Verlust realisiert werden.
            Diese Grundsätze sind an sich „relativ einfach“. Aber schon am Beispiel der Nachträge lässt sich zeigen, dass der Teufel hier im Detail steckt.
          1. Nachträge, Stundenlohnarbeiten und deren Bewertung
            Wie oben bereits erwähnt, ändert sich die ursprünglich vereinbarte Leistung häufig im Nachhinein. Der Fall, dass sich diese bei größeren Bauvorhaben nicht ändert, dürfte die Ausnahme sein.
            Dadurch entsteht zwangsläufig die Situation, dass sich Ausführender und Auftraggeber für die geänderte Teilleistung auf neue Preise einigen müssen. Die Summen, die hier manchmal eine Rolle spielen können im Einzelfall bis zu 30% der Auftragssumme ausmachen. Auch noch größere Änderungen sind denkbar.
            Aus Sicht des Ausführenden ist vor allem problematisch, dass er dies in der Regel nicht verweigern darf. Er muss also ausführen, obwohl keine preisliche Einigung vorliegt. Oftmals kommt es hier zum Streit mit dem Auftraggeber, dem die zusätzlich angebotene Leistung „zu teuer“ erscheint.

            Speziell am Jahresende, aber auch wenn man regelmäßig Zwischenabschlüsse macht, stellt sich die Frage, ob und wie diese zu bewerten sind. Denn auch bei einer einzigen Baustelle können die gestellten Nachträge und deren Volumen so groß sein, dass sie – je nach Bewertung – zu einem Gewinn oder Verlust für das gesamte Unternehmen führen.
            Wichtig ist es zunächst, sich intern zu einigen und festzulegen, wie in solchen Fällen gehandelt und weiterverfahren werden soll.
            Dabei ist zu unterscheiden, ob die Nachträge genehmigt sind, dann handelt es sich um eine normale vertragliche Leistung.
            Als nächste Stufe gibt es Nachträge, die dem Grunde nach genehmigt sind. Hier erkennt der Auftraggeber an, dass sie gerechtfertigt sind, aber die Höhe steht noch nicht fest.

            Als dritte Gruppe bei den Nachträgen sind solche, die noch offen sind. Über diese wurde noch nicht gesprochen oder verhandelt.
            Die kritischste Gruppe sind die Nachträge, die vom Auftraggeber bestritten werden. Auch hier sind die möglichen Gründe vielfältig. Der trivialste ist, dass der Auftraggeber der Meinung ist, dass dies gar keine zusätzliche Leistung sei.

            Aus der Vielzahl der angeführten Stadien, die ein Nachtrag durchlaufen kann, wird erkennbar, dass es hier auch keine einfachen Regeln geben kann, ob und wie zu bewerten ist. Aber diese Bewertung kann und sollte ein Unternehmen entwickeln, um konsistent handeln zu können. Auch wie mit diesen Risiken umgegangen wird. Denn nicht zuletzt werden strittige Nachträge auch oftmals nicht bezahlt. Dies kann auch das ganze Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.

          1. Risikosteuerung
            Jedes Unternehmen muss die Risiken steuern. Bei den Unternehmen am Bau kommt dazu, dass oftmals nur relativ wenige Aufträge benötigt werden, um die Auslastung zu erreichen. Daher müssen die Prozesse insgesamt gut gesteuert werden.
            Eine Reihe dieser Themen haben wir bereits angesprochen. Speziell bei den Auftraggebern ist aber auch zu beachten, dass hier Abhängigkeiten entstehen. So muss man überlegen, ob und in welcher Höhe Aufträge von einem Auftraggeber angenommen werden sollen. Was passiert wenn dieser Auftraggeber ausfällt?
            Interessant ist auch, dass oftmals „Projektgesellschaften“ bei großen Bauvorhaben gegründet werden. Deren einziger Zweck ist die Durchführung dieses speziellen Bauvorhabens. Ziel des Auftraggebers ist es dabei, dass er sein Risiko aus der Baustelle begrenzt. Gleichzeitig wird das Bonitätsrisiko aber beim ausführenden Unternehmen vergrößert. Auch hier sind Gegenstrategien denkbar, aber das Unternehmen muss sie implementiert haben.

            Hier kann man beispielsweise über Forderungsversicherungen nachdenken. Auch Vorauszahlungen sind unter Umständen geeignet, dass sich das Risiko reduziert.
            Ein weiteres, oft unterschätztes Thema ist die Gefahr des „zufälligen Untergangs“. Es passiert zum Glück nicht oft, aber wenn ein Bauvorhaben vor der Abnahme vernichtet wird, so ist der Unternehmer zur Neuerstellung verpflichtet. Deshalb werden oftmals Bauleistungsversicherungen abgeschlossen. Allerdings nicht in allen Fällen.
            Das Unternehmen ist gut beraten sich Gedanken darüber zu machen, was theoretisch schief gehen könnte und für die gefährlichsten Risikoszenarien Gegenstrategien zu entwickeln und festzulegen.

          1. Weitere Themen
            Für die Unternehmen und die Unternehmer gibt es eine Vielzahl weiterer Themen mit denen man sich befassen sollte oder muss.
            Als Beispiel sei hier nur genannt, dass man überlegen muss, was passiert, wenn der Unternehmer längere Zeit ausfällt. Das beginnt bei trivialen Fragen, wer dann überhaupt noch unterschreiben darf. Dies kann für Angebote aber auch für Verlängerung von Krediten gelten.
            Genauso wichtig ist, ob der Betrieb dann überhaupt noch funktioniert.
            Daher sollte jedes Unternehmen hier eine Notfallplanung haben. Gleichzeitig sollte der Unternehmer darauf achten, dass eine hinreichende Absicherung für die Familie gegeben ist. Hier reicht oftmals eine Lebensversicherung nicht aus, da sowohl das (plötzlich wertlose) Unternehmen wie auch die Versicherung zur Erbmasse gehören.

            Die Themen könnten fast täglich fortgeschrieben werden, so gehört beispielsweise die Digitalisierung oder BIM zu den Themen mit denen sich der Bauunternehmer befassen muss.

          1. Wie geht man damit um?
            Sieht man von den speziellen Themen ab, so hilft eine vernünftige betriebswirtschaftliche Struktur dem Unternehmer, dass er sich auf das eigentliche Bauen konzentrieren kann. Er kann seine Banken oder anderen Kreditgebern schnell und sicher mit den erforderlichen Informationen versorgen und gewinnt selber einen guten Überblick über das eigene Unternehmen.
            Der Aufwand hält sich bei der Einführung und Pflege der Systeme in sehr überschaubaren Grenzen. Es kann daher nur jedem Unternehmer geraten werden, sich zeitnah mit dieser Thematik auseinanderzusetzen.

 

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